Marketing Automation – Dashboard su misura oltre i limiti di licenza HubSpot
Contesto
Il cliente è una piattaforma SaaS di marketing automation che gestisce un volume significativo di relazioni e trattative commerciali (attività eseguita per conto di agenzia, la NDA impedisce la pubblicazione del nome del cliente finale).
L’obiettivo era ottenere dashboard di analisi avanzate e mirate, capaci di incrociare i dati di contatti e deal presenti nel loro account HubSpot, per monitorare le performance secondo metriche specifiche di business non standard.
Vincolo strutturale
Nonostante la potenza dello strumento, la licenza HubSpot in uso e alcuni vincoli strutturali della piattaforma non consentivano la generazione nativa dei report con il livello di aggregazione e profondità richiesti dall’utente.
Il sistema di reporting interno non permetteva di manipolare i dati con la flessibilità necessaria per rispondere a domande di business complesse, creando un “collo di bottiglia” informativo tra la raccolta del dato e la sua visualizzazione strategica.
Soluzione progettata e implementata
Per superare il limite imposto dal software senza dover necessariamente scalare verso licenze superiori non giustificate, ho progettato un’architettura dati esterna capace di svincolare l’analisi dalla piattaforma di origine.
La soluzione si è evoluta in due fasi:
Fase di prototipazione: i dati sono stati estratti e strutturati su Google Sheets. Attraverso lo sviluppo di script dedicati in Google Apps Script, ho automatizzato la rielaborazione e l’aggregazione dei dati in funzione delle necessità del cliente.
Fase di scalabilità: per gestire i volumi in modo più efficiente e sicuro, il flusso è stato migrato su BigQuery. Questo ha permesso di creare un vero e proprio data warehouse dove i dati di HubSpot vengono normalizzati e preparati per l’analisi.
Il livello finale di visualizzazione è stato affidato a Looker Studio, dove sono state generate le dashboard esattamente come servivano al cliente, con filtri e KPI personalizzati.
Impatto sul sistema decisionale
L’intervento ha rimosso il limite tecnico che oscurava la visione d’insieme. Il cliente ha recuperato la piena capacità di analisi e valutazione, potendo contare su dati aggregati secondo logiche proprietarie e non predefinite dal vendor del software.
Le decisioni strategiche sulla pipeline di vendita e sulla gestione dei contatti sono ora guidate da dashboard dinamiche, affidabili e, soprattutto, modellate sulle reali necessità operative del SaaS.
Prima
Dopo
Il sistema di reporting di HubSpot, vincolato dalla licenza, non permetteva di visualizzare i dati aggregati necessari, limitando la comprensione delle performance.
Un’architettura dati basata su BigQuery e Looker Studio permette di interrogare e visualizzare i dati di HubSpot senza limiti, garantendo analisi granulari e su misura.
Questo intervento rientra nel mio lavoro su digital analytics, architetture dati marketing, BigQuery, tracking e CRM. Puoi trovare una sintesi delle mie aree di competenza nel profilo professionale.
Se una licenza software o un limite della piattaforma stanno impedendo la corretta analisi dei tuoi dati CRM o di marketing, analizziamo insieme come costruire un’architettura che restituisca il controllo alle tue decisioni.